В нотариальной конторе можно совершить такое действие, которое предполагает сохранение документов. Чтобы это было возможным, для лица, заинтересованного в подобной услуге, нужно представить такие документы, как удостоверение личности в виде паспорта, а также описание документов, которые предполагается отдать на сохранение и заявление от имени участника договора.
Закон разрешает практикующим нотариусам принимать на хранение документы, чтобы обеспечить сохранность документа и его невредимость. Такую юридическую услугу можно предоставить как юридическим лицам, так и физическим.
Правовую основу такого юридического действия регулирует закон «О нотариате» и Консульский устав Украины. Согласно этим документам, право сохранять документы, после соответствующего заявления физического или юридического лица, имеют не только юридические конторы, которые являются государственными, но и частные нотариусы и консульские учреждения.
К документам, которые разрешено принять на хранение, относятся бумаги, относящиеся к разным сторонам деятельности и жизни юридических лиц и граждан. Ограничение представляют только деньги, облигации. Нотариусы должны также не принимать на сохранение ценные бумаги и документы, которые являются секретными.
Статьей 38 Консульского устава Украины только консульские учреждения, имеют право на принятие от граждан на сохранение деньги и ценные бумаги, которые могут принадлежать гражданам Украины.
Процесс того, как принимается на сохранение документ, указан в статьях 96 и 97 Закона Украины «О нотариате». Чтобы нотариус мог принять документы на сохранение, требуется их описание, которое должно быть представлено в двух письменных экземплярах. В таком описании должно указываться имя, отчество и фамилия того. Кто является владельцем документа. Также там указывается место его прописки, название документа, которое предполагается сохранять. К таким важным данным относится также указание на чье имя выписан документ, номер документа, дата его выдачи. Также нужно указать срок его хранения. Важно в описании наличие подписи лица, сдающего документ, подписи юриста, принимающего документ и наличие печати.
Может быть случай, когда документ, который принимается на сохранение, может быть обтрепанным или с порванными краями или другими изъянами в пределах допустимости. То нотариусу такой факт нужно отметить соответствующей записью в описании. Потому что именно нотариус, в последствии, будет нести ответственности за хранение и целостность доверенного ему документа.
Бывают случаи, когда документы, которые граждане сдают на хранение, упакованы в присутствии нотариуса и упаковка скреплена подписью гражданина, который сдает документ на хранение и подписью и печатью нотариуса. В таком случае описание документа не требуется и нотариус отвечает только за то, чтобы в целости и сохранности находилась упаковка документа.
После того, как документ принят на хранение, нотариус обязан тому. Кто сдает документ, выдать свидетельство. А оригиналы документов, описание и еще один экземпляр свидетельства он должен положить в пакет и сохранять. Такие документы сохраняются в железных шкафах или в сейфах, которые опечатывают.
Если гражданин потерял выданное нотариусом свидетельство, то получить обратно свои документы он сможет только если буде соответствующее решение суда.
В практике работы нотариусов, выдача документов, принятых на сохранение происходит через предъявление владельцем свидетельства или соответствующего экземпляра описания документа.